电子档案管理系统V1.0

电子档案管理系统V1.0

产品介绍

飞利信电子档案管理系统可以对档案信息进行全方位管理,将所有的纸质文件转化为电子文档,使企事业单位的档案实现现代化管理。系统可为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能,也可以与本单位的OA办公自动化、人事管理或其他信息管理系统相结合,形成更加完善的现代化信息管理网络。

电子档案管理系统通过专用高速扫描仪把纸质档案批量自动扫描进系统,并按照档案的相关类别进行分类,此外还可根据业务需要进行再归档管理。除了纸质档案外,系统还实现了图片、音频、视频电子数据的档案采集管理。档案借阅时,可实现对同一纸质影像资料的部分授权功能。

 

 界面

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 登陆后

 

功能介绍

通过干部电子档案管理系统可以自定义档案业务类别、对档案进行权限设置、进行档案借阅管理登记(包括本单位登记和外单位登记)/归还、档案在线查阅管理(查阅申请/审批)、档案查询、查看借阅记录、查看欠缺档案、档案转入转出管理,从而实现电子档案的全方位管理。

功能模块图

 

 功能简介

Ø 信息采集管理

l 信息手工采集

信息主要来源于各个业务系统及自己录入的信息。各个业务系统主要通过各种接口采集数据。另外,系统可以主动从各业务系统的库中采集出来。文史资料采集包括:扫描、OCR识别、数据录入。

l 信息网络抓取

网络资源采集系统以Internet信息抓取为目的,主要用于指定网络信息的抓取,实现在用户自定义的规则下,自动从互联网上的http服务器(或其它服务器)上抓取指定信息的功能。

l 公文自动/手动归档

对符合要求的公文首先做归档处理,并进行后续的管理工作。

可进行卷宗移交处理、卷内目录编制、卷皮制作、档案内容录入等管理。

可以从OA系统中直接接收归档公文,包括文头、文号、签发人、内容等信息。

支持扫描附件上传。

Ø 信息归档

对信息进行归档以后,提供对痕迹的保存。对信息条目的修改需要保留历史版本以便后期进行查询跟踪。对信息的变更需要提供审批功能,即修改后需要各科室主任科员或系统管理员进行审批后方可有效。

Ø 目录管理

目录管理是资料档案管理工作的一个重点,资料档案目录管理可以实现各类档案目录的分类登记与查删改等维护性工作。

Ø 数字签名

保存对信息的数字签名,以确保文件内容的真实性及正确性,避免信息被任意修改和销毁。

Ø 资料信息审核

提供对信息修改后的审批功能。

具有权限的用户通过内网查看档案目录、摘要,对档案进行检索查询。

直接在系统内用浏览器查看档案内容,无需再调阅纸质档案。

档案在调阅状态可由管理员设置下不可修改、下载、摘录或限制摘录区域。

管理员可配置档案调阅权限、密级,查询统计档案调阅记录。

Ø 档案资料检索

全文检索

字段检索

高级检索

多库检索

辅助检索

Ø 信息发布

内容管理中归档存储的可对外发布法律法规、规章制度、文史资料可提供与门户网站对接的功能,即可在门户网站上提供内容管理外网部分的检索界面,以供社会公众通过门户网站进入查询。

Ø 信息分类与关键词管理

对信息进行信息加工以后,需要对信息进行分类存放以达到提高存取速度的目的。一般认为人大信息分类主要包含4级即可涵盖所有的信息内容范畴,主要参考依据为《国务院公文主题词表》。

 产品特性

·采用B/S架构,客户端免维护、使用者无需安装至本地,支持多种主流浏览器。

·基于J2EE框架开发,具有优秀的稳定性、可扩展性。

·可自定义档案类别。

·可同扫描仪等设备相关联,直接将纸质档案转化为电子档案。

·档案的查看控制权限可以细化到同一个文档的不同部分,不同权限的人查看同一文档的不同部分。

·档案信息可以和组织架构、人员相关联,与人员一一对应。

·可实时记录档案的登记、归还情况,做到每份档案都有案可查。

·能够实现在线借阅档案。

· 借阅档案审批可以根据实际情况进行流程的自定义,设置多级别审核流程。

·对人员欠档情况进行显示,便于补录不完整档案。

·文档集中式存储管理,并提供文档加密和严格的安全防护。

·文档的转入转出都能进行记录,从而实现全过程版本控制和管理。

 典型用户

青海人大